Phương pháp 5 Why là gì?

Phương pháp 5 Why là một công cụ giải quyết vấn đề đơn giản và hiệu quả, được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp và tổ chức. Phương pháp này tập trung vào việc tìm ra nguyên nhân chính của vấn đề thay vì chỉ xử lý triệt để các triệu chứng. Phương ...

Khi nào bạn nên sử dụng Kỹ thuật phân tích 5 Whys?

Các bước Thực hiện Phương pháp 5 Why

Phân tích 5 Whys là một công cụ đơn giản và dễ sử dụng để giải quyết vấn đề. Dưới đây là các bước để sử dụng phương pháp này:

Bước 1: Xác định vấn đề

Trước khi sử dụng phương pháp 5 Whys, bạn cần xác định rõ vấn đề mà bạn đang gặp phải. Vấn đề này có thể là một sự cố, lỗi hoặc vấn đề khác. Bạn cần xác định rõ vấn đề và đưa nó vào một câu hỏi đơn giản, ví dụ: “Tại sao sản phẩm của chúng tôi bị lỗi khi xuất xưởng?”.

Bước 2: Đặt câu hỏi “Tại sao” cho vấn đề đó

Sau khi xác định được vấn đề, bạn cần đặt câu hỏi “Tại sao” để tìm ra nguyên nhân của vấn đề đó. Hãy hỏi “Tại sao vấn đề này lại xảy ra?” và ghi lại câu trả lời của mình.

Bước 3: Trả lời câu hỏi “Tại sao” đó bằng một nguyên nhân tiềm năng

Sau khi đặt câu hỏi “Tại sao”, hãy trả lời nó bằng một nguyên nhân tiềm năng. Lưu ý rằng nguyên nhân này chỉ là một giả thuyết và bạn cần tiếp tục đặt câu hỏi “Tại sao” để tìm ra nguyên nhân thực sự.

Bước 4: Tiếp tục đặt câu hỏi “Tại sao” và trả lời đến khi tìm ra nguyên nhân chính của vấn đề

Sau khi trả lời câu hỏi “Tại sao” bằng một nguyên nhân tiềm năng, bạn cần tiếp tục đặt câu hỏi “Tại sao” đối với nguyên nhân tiềm năng đó và trả lời nó bằng một nguyên nhân tiềm năng khác. Tiếp tục thực hiện đến khi bạn tìm ra nguyên nhân chính của vấn đề.

Bước 5: Đưa ra giải pháp để khắc phục vấn đề

Sau khi tìm ra nguyên nhân chính của vấn đề, bạn cần đưa ra giải pháp để khắc phục vấn đề đó. Hãy tìm ra cách giải quyết nguyên nhân chính và đưa ra giải pháp phù hợp để khắc phục vấn đề đó.

Bước 6: Kiểm tra và đánh giá hiệu quả của giải pháp

Sau khi đưa ra giải pháp để khắc phục vấn đề, bạn cần kiểm tra và đánh giá hiệu quả của giải pháp đó. Nếu giải pháp không hoạt động như mong muốn, bạn cần quay lại các bước trước đó và tiếp tục đặt câu hỏi “Tại sao” để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đưa ra giải pháp mới phù hợp hơn.Lưu ý rằng, Phân tích 5 Whys là một quá trình lặp đi lặp lại và bạn có thể cần phải đặt nhiều câu hỏi “Tại sao” để tìm ra nguyên nhân chính của vấn đề. Điều quan trọng là bạn cần giữ cho quá trình này tập trung vào tìm ra nguyên nhân chính của vấn đề thay vì chỉ xử lý triệt để các triệu chứng của nó.

Ví dụ: Sử dụng phương pháp 5 Whys trong công việc

Ví dụ 1: Sản phẩm không đáp ứng được yêu cầu về chất lượng

Ví dụ về việc sử dụng phân tích 5 Why trong công việc có thể là khi một sản phẩm không đáp ứng được yêu cầu chất lượng của khách hàng.Bước đầu tiên là xác định vấn đề chính: sản phẩm không đáp ứng được yêu cầu chất lượng của khách hàng.Câu trả lời có thể là do công ty chưa định rõ tiêu chí và quy trình đào tạo nhân viên. Sau khi xác định nguyên nhân chính của vấn đề, công ty có thể đưa ra giải pháp là tạo ra một tiêu chuẩn đào tạo nhân viên mới, bao gồm quy trình kiểm tra kỹ càng trước khi sản phẩm được xuất xưởng.

Ví dụ 2: Yêu cầu sản phẩm đúng hạn

Ví dụ trường hợp:Tuyên bố vấn đề: Công ty của bạn không thể có được khách hàng yêu cầu sản phẩm cho họ đúng hạn.

Ví dụ 3: Có vũng nước trên sàn nhà

Đây là một ví dụ về cách thức hoạt động của nó:Vấn đề: Có một vũng nước trên sàn nhà.Nguyên nhân gốc tiết lộ nguồn gốc của vấn đề. Bằng cách đưa ra giải pháp cho nguyên nhân gốc rễ, có khả năng cao là tất cả các lý do dẫn đến câu trả lời cuối cùng sẽ tự nhiên được giải quyết.

Ví dụ 4: Không gửi bản tin cập nhật đúng hạn

Vấn đề: Chúng tôi đã không gửi bản tin về các bản cập nhật phần mềm mới nhất đúng hạn.Câu hỏi 5 Why:

Lợi ích của phân tích 5 Why

Phương pháp 5 Whys có nhiều lợi ích, bao gồm:Phân tích 5 Why là một công cụ hữu ích trong việc giải quyết vấn đề và cải thiện hiệu quả làm việc của các tổ chức và doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp về Kỹ thuật 5 Why

5 Why là gì?

Các kỹ thuật để thực hiện phân tích 5 Why là gì?

Công cụ phân tích 5 Why có thể được sử dụng trong thực tế như thế nào?

Các kỹ thuật giải quyết vấn đề khác là gì?

Tóm kết

Để đạt được kết quả tốt nhất, cần lưu ý các yếu tố cần thiết khi sử dụng phương pháp này. Việc đặt câu hỏi đầy đủ, tập trung vào nguyên nhân chính, không quá nhiều hoặc quá ít câu hỏi, sử dụng phương pháp kết hợp với các phương pháp khác, thực hiện phân tích độc lập và đưa ra giải pháp phù hợp là những yếu tố quan trọng khi sử dụng phương pháp 5 Why.Tuy nhiên, nếu được sử dụng đúng cách, phân tích 5 Why sẽ giúp cải thiện hiệu suất và hiệu quả của công việc, giúp đưa ra giải pháp phù hợp và khắc phục vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nguồn tham khảo: