Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Chuẩn Trong Nhà Hàng, Khách Sạn
Tiếp nhận yêu cầu từ cấp trên/ khách hàng
Khi tiếp nhận thông tin từ khách hàng (hay cấp trên), người tổ chức sự kiện (hay còn gọi là Event Coordinator) sẽ có hình dung ban đầu về chương trình: Loại hình sự kiện, mục tiêu tổ chức, thời gian tổ chức, đối tượng và số lượng người tham dự, các yêu cầu riêng của đối tác…
Sáng tạo ý tưởng và chủ đề cho sự kiện
Sau khi tổng hợp thông tin từ phía khách hàng, bộ phận Sự kiện sẽ họp lại để bàn bạc về ý tưởng chủ đạo cho chương trình. Đây được xem là “linh hồn” của sự kiện, có thể do trực tiếp khách hàng đưa ra, hoặc nhóm sáng tạo cùng nhau thảo luận tìm ra ý tưởng dựa vào yêu cầu của khách hàng. Một chủ đề lý tưởng phải phù hợp với thông điệp của sản phẩm, mục tiêu truyền thông cũng như hành vi xã hội và đối tượng hướng đến.
Xây dựng kế hoạch tổ chức
Sau khi đã phác họa chủ đề, bạn lên kế hoạch tổ chức chi tiết cho sự kiện, đảm bảo các nội dung:Kế hoạch sau khi hoàn thành cần được thuyết trình với cấp trên/ khách hàng để xác định mức độ khả thi, nội dung nào cần chỉnh sửa… Sau khi nhận được sự đồng ý từ khách hàng/ cấp trên thì sự kiện mới chính thức được tổ chức.
Triển khai quy trình tổ chức sự kiện
Trước sự kiện: Nhiệm vụ của người tổ chức sự kiện là phân công công việc cho từng bộ phận, nhân sự, thời hạn cụ thể cho từng hạng mục và theo dõi tiến độ để đảm bảo công tác chuẩn bị được chỉn chu nhất.Trong sự kiện: Trong quá trình diễn ra sự kiện, người tổ chức sự kiện chính sẽ điều hành mọi hoạt động, chịu trách nhiệm đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng dự tính, làm hài lòng khách hàng.Sau sự kiện: Khi sự kiện kết thúc, bạn cần thu dọn toàn bộ, bàn giao lại địa điểm cho các bên liên quan. Đồng thời, các thiết bị, vật dụng đã thuê cần trao trả cho nhà cung cấp.
Đánh giá hiệu quả, báo cáo tổng kết sự kiện
Việc tổng kết, đánh giá sự kiện giúp nhân sự có cái nhìn tổng quan về hiệu quả tổ chức, rút kinh nghiệm cho những chương trình sau được tốt hơn. Qua đó, bạn tổng kết các hạng mục: Số lượng người tham dự, phản hồi của người tham dự, kết quả công tác tr...
Bạn đã thích câu chuyện này ?
Hãy chia sẻ bằng cách nhấn vào nút bên trên
Truy cập trang web của chúng tôi và xem tất cả các bài viết khác!