Hội nghị khách hàng là gì? Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng trọn vẹn?

Hội nghị khách hàng được đánh giá là một trong những biện pháp giúp doanh nghiệp gia tăng doanh số hiệu quả nhất. Bởi vậy, nó được các đơn vị đặc biệt chú trọng và tổ chức thường niên. Muốn chương trình này diễn ra thành công trọn vẹn, cần có sự chuẩn bị chu đáo và quy trình thực hiện bài bản… Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu tất tần tật những vấn đề xoay quanh sự kiện này nhé!

Hội nghị khách hàng là gì?

Hội nghị khách hàng (Customer Conference) hay còn được gọi là hội nghị tri ân khách hàng là một sự kiện được tổ chức bởi các đơn vị doanh nghiệp, công ty với khách mời tham dự là khách hàng của họ. Sự kiện hội nghị khách hàng thường được diễn ra vào khoảng giữa năm hoặc cuối năm và diễn ra định kỳ, thường niên. Các nội dung chính trong sự kiện thường là: vinh danh, cảm ơn khách hàng thân thiết; biểu diễn văn nghệ, quảng bá sản phẩm; đãi tiệc, tặng quà tri ân.

Ý nghĩa và mục đích tổ chức hội nghị khách hàng

Với ý nghĩa và mục đích quan trọng, việc tổ chức hội nghị khách hàng đòi hỏi sự chuẩn bị cẩn thận và quản lý kỹ lưỡng.

Ý nghĩa

Hội nghị khách hàng mang lại nhiều ý nghĩa quan trọng với cả doanh nghiệp và khách hàng:

• Với doanh nghiệp: giúp doanh nghiệp giữ được sợi dây kết nối mật thiết với khách hàng của mình.
• Với khách hàng: nhận được những giá trị tuyệt vời như: thông tin sản phẩm, quà tặng tri ân, voucher khuyến mại.

Mục đích

Các doanh nghiệp rất chú trọng xây dựng chương trình hội nghị khách hàng với các mục đích sau:

• Củng cố sự gắn kết, niềm tin của các khách hàng cũ
• Tiếp cận khách hàng mới
• Thu thập ý kiến khách hàng để điều chỉnh sản phẩm, dịch vụ cho phù hợp
• Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới
• Trình bày tính năng và lợi ích của sản phẩm trực tiếp tới khách hàng
• Hướng dẫn khách hàng sử dụng sản phẩm dịch vụ đúng cách để đạt hiệu quả cao nhất
• Mang đến những trải nghiệm thú vị cho khách hàng, thể hiện sự tri ân sâu sắc
• Tạo cơ hội kết nối với các đối tác trong ngành
• Truyền thông thương hiệu, thể hiện đẳng cấp chuyên nghiệp

Các loại hình hội nghị khách hàng phổ biến

Như vậy, sự kiện gặp mặt giữa doanh nghiệp và khách hàng sẽ mang lại những lợi ích nhất định cho cả 2 bên theo mối quan hệ “win - win”. Điều đó có nghĩa là khách hàng sẽ được sử dụng những sản phẩm chất lượng cao, còn doanh nghiệp sẽ khẳng định được vị thế của mình trên thị trường. Dưới đây là một số loại hình hội nghị khách hàng phổ biến hiện nay.

Hội nghị tri ân khách hàng

Đầu tiên phải kể đến loại hình hội nghị tri ân khách hàng được rất nhiều người biết tới. Mục đích của nó là để doanh nghiệp và khách hàng trao đổi, kết nối với nhau đồng thời giúp thăm dò thị hiếu khách hàng trên thị trường đối với sản phẩm, dịch vụ. Từ đó doanh nghiệp có thể duy trì khách hàng trung thành và thu hút những khách hàng tiềm năng. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng có thể nâng cao hình ảnh và sản phẩm thương hiệu thông qua các đơn vị truyền thông tham dự. Để chương trình diễn ra suôn sẻ, cần chuẩn bị thật kỹ chủ đề, ý tưởng, kịch bản thực hiện và cần có kế hoạch dự phòng để đề phòng sự cố phát sinh.

Hội nghị bán hàng

Hội nghị bán hàng được xem là một cách tăng doanh số hiệu quả cho doanh nghiệp vì tại đây, doanh nghiệp có thể cùng lúc tiếp cận với nhiều khách hàng. Do đó, cần chú trọng vào việc xây dựng niềm tin cho khách hàng. Để có được một sự kiện thành công, cần có kế hoạch đầy đủ, chiến lược rõ ràng… để thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng.

Hội nghị giới thiệu sản phẩm mới

Việc làm cho một sản phẩm mới được đông đảo công chúng biết tới chưa bao giờ là một việc dễ dàng. Nó không chỉ phụ thuộc vào giá trị cốt lõi của sản phẩm mà còn đòi hỏi các công ty có chiến lược truyền thông hợp lý. Một trong số cách thức truyền thông nhằm đánh dấu sự ra đời của sản phẩm mới chính là tổ chức hội nghị giới thiệu sản phẩm. Sự kiện này là một cơ hội để tạo sự chú ý đối với mặt hàng mới, thu hút sự quan tâm của báo chí, khách hàng và đối tác.

Hội nghị tổng kết cuối năm

Hội nghị tổng kết cuối năm được xem là một món quà tinh thần mà doanh nghiệp muốn gửi đến toàn thể đội ngũ cán bộ nhân viên thay cho tri ân vì đã đồng hành đóng góp cho công ty. Đây cũng chính là món quà tinh thần để khích lệ tinh thần làm việc cho các nhân viên trong năm mới sắp đến. Để có thể tổ chức thành công chương trình, các doanh nghiệp thường nhờ đến sự hỗ trợ của dịch vụ, đơn vị tổ chức chuyên nghiệp.

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng đầy đủ nhất

Giống như tất cả các sự kiện khác, việc tổ chức một chương trình hội nghị khách hàng cũng cần một quy trình bài bản, chuyên nghiệp. Dưới đây là đầy đủ các bước:

Xác định mục tiêu của chương trình cần đạt được

Việc đầu tiên doanh nghiệp cần phải làm là xác định tổ chức chương trình hướng tới nhóm đối tượng nào? chương trình mang ý nghĩa gì? Sau chương trình doanh nghiệp có lợi ích gì…? Mỗi doanh nghiệp đều có những định hướng khác nhau. Khi đã xác định được mục tiêu, doanh nghiệp sẽ lựa chọn được loại hình, cách thức tổ chức phù hợp để đạt được mục tiêu đó.

Lựa chọn địa điểm, thời gian thuận tiện

Hai yếu tố không gian và thời gian phù hợp sẽ giúp cả người tổ chức và khách mời cảm thấy thoải mái.

Về địa điểm: nên lựa chọn khu vực có quy mô đủ rộng để phù hợp với số lượng người tham gia. Đồng thời vị trí cũng nên thuận tiện với các cung đường di chuyển của khách mời.

Về thời gian: Tuỳ theo mục tiêu của sự kiện mà các hội nghị khách hàng có thể tổ chức vào thời điểm cuối năm (để tổng kết) hoặc trước thời điểm ra mắt sản phẩm mới… Thời điểm thích hợp nhất là vào các ngày cuối tuần vì vào ngày nghỉ nên khách hàng cũng dễ dàng sắp xếp thời gian hơn.

Xin giấy phép thực hiện

Pháp luật hiện nay quy định: để tổ chức hội nghị, các đơn vị tổ chức phải được sự cấp phép của cơ quan có thẩm quyền (thường là Sở Văn hóa - Thể thao - Du lịch) thể hiện bằng giấy phép tổ chức hội nghị. Việc xin cấp giấy phép này mất nhiều thời gian nên bạn hãy cân nhắc thuê một đơn vị chuyên nghiệp để hỗ trợ thủ tục nhanh nhất.

Xây dựng kịch bản chi tiết

Kịch bản chính là nội dung chính của toàn bộ chương trình hội nghị khách hàng. Chi tiết kịch bản cần bao gồm toàn bộ các hạng mục, phân công nhân sự, thời gian cụ thể, lường trước rủi ro,… Kịch bản càng cụ thể bao nhiêu thì khi thực hiện chương trình càng dễ dàng bấy nhiêu. Chúng tôi sẽ chia sẻ một mẫu kịch bản để bạn ở phía dưới của bài viết này!

Điều phối nhân sự phục vụ

Thông thường, các nhân sự ban tổ chức sẽ bao gồm các bộ phận:

• Đối ngoại: phụ trách việc gửi thư mời đến tay khách hàng
• Hậu cần: Setup không gian, sân khấu, chuẩn bị quà tặng, điều phối xe đưa đón, care thiết bị, máy móc, ăn uống cho khách…
• Lễ tân: Phụ trách tiếp đón khách, dẫn khách vào hội trường, ổn định chỗ ngồi cho khách mời.
• …

Gửi thư mời tới khách hàng

Thư mời tham dự hội nghị khách hàng không chỉ là phương tiện để thông báo địa điểm, thời gian mà nó còn thể hiện sự chuyên nghiệp và trân trọng khách mời của nhà tổ chức. Lời khuyên cho bạn là nên gửi thư mời từ sớm để khách mời có thể xác nhận có tham dự hay không để bạn có cơ sở để dàng chuẩn bị đồ ăn, thức uống, chỗ ngồi,…

Thực hiện chương trình

Xuyên suốt quá trình sự kiện diễn ra cần có một người quản lý giám sát chính. Người này chịu trách nhiệm theo dõi diễn biến sự kiện tỉ mỉ điều phối những nhân sự khác cho chương trình được diễn ra một cách chuyên nghiệp.

Kết thúc chương trình, chăm sóc khách hàng

Sau khi sự kiện kết thúc, đừng lơ là việc chăm sóc khách hàng để biết hội nghị của mình có đạt được mục tiêu đề ra hay không. Đây cũng là cách để doanh nghiệp thể hiện sự quan tâm với khách hàng, tạo ấn tượng để thu hút khách hàng sau này.

Mẫu kịch bản hội nghị khách hàng

Checklist các chi phí cần thiết để tổ chức hội nghị khách hàng

Dưới đây là một các chi phí cần bỏ ra khi tổ chức hội nghị khách hàng:

• Phí thuê địa điểm, hội trường hoặc không gian tổ chức hội nghị.
• Phí thuê thiết bị: âm thanh, ánh sáng, màn LED, máy chiếu, bàn ghế, nhà bạt…
• Thuê nhân sự: MC, lễ tân, an ninh, media
• Phí ăn uống cho khách
• Chi phí vận chuyển cho khách nếu cần.
• Chi phí trang trí, thiết kế và thiệp mời, backdrop, tài liệu…
• Phí quảng cáo
• Chi phí thuê nhiếp ảnh gia hoặc đoàn làm phim để ghi lại sự kiện.
• …

Kết luận

HoaBinh Events hy vọng rằng, thông qua bài viết trên đây, các bạn đã hiểu rõ hơn về khái niệm, ý nghĩa, mục đích cũng như quy trình tổ chức hội nghị khách hàng? Là một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với 15 năm kinh nghiệm cùng hệ thống 5 chi nhánh cả trong và ngoài nước, HoaBinh Events luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn để tổ chức các chương trình thành công! Hãy liên hệ ngay Hotline 0939.311.911 - 0918.640.988 để được chúng tôi tư vấn và hỗ trợ tận tình, nhanh chóng nhất!

• HoaBinh Events - chất lượng làm nên danh tiếng!

Chi tiết liên hệ:

Hotline/zalo/viber/whatsapp: 0939.311.911 - 0918.640.988

Địa chỉ trụ sở chính: 27 - 29 Đoàn Thị Điểm, Quận Đống Đa, Thủ Đô Hà Nội

Các chi nhánh:

Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng

Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM

Trang web: hoabinhevents.com/hoabinh-group.com

Email: info@hoabinhevents.com