Hướng dẫn, thủ thuật về Thủ thuật văn phòng

ĐỪNG BỎ LỠ 1 số Chuột máy tính đang giảm sốc tại TGDĐ:

Powerpoint là công cụ đắc lực hỗ trợ người dùng trong những buổi thuyết trình cực kỳ hiệu quả. Trong bài viết hôm nay, TGDĐ sẽ hướng dẫn cách sử dụng Powerpoint bằng laptop đơn giản, dễ hiểu nhất để bạn có thể sử dụng một cách thành thạo các thao tác cơ bản nhé!

1. Powerpoint là gì?

Powerpoint là một công cụ tạo ra các slideshow trình chiếu bao gồm văn bản, hình ảnh, video, âm thanh,... để hỗ trợ cho một bài thuyết trình. Những bản Powerpoint này sẽ được trình chiếu thông qua laptop, tivi hoặc máy chiếu màn hình lớn để mọi người cùng xem hoặc lưu dưới dạng file cho riêng người dùng.

Powerpoint là công cụ tạo ra các slideshow trình chiếu

2. Sử dụng Powerpoint để làm gì?

- Giúp các bài giảng trên lớp của giảng viên sinh động, dễ hiểu hơn.

- Tạo bài thuyết trình riêng mang đậm dấu ấn cá nhân cho người dùng.

- Lập các loại bản đồ tư duy.

- Tạo các văn bản trình bày trong các sự kiện mang tính kỷ niệm của cá nhân và tập thể.

- Tạo các tài liệu nhằm mục đích trao đổi mua bán và tiếp thị khách hàng.

- Tạo các chứng chỉ, sơ đồ, bằng cấp,... cho mọi ngành nghề.

Powerpoint tạo ra bài thuyết trình riêng mang đậm dấu ấn cá nhân cho người dùng

3. Những lưu ý khi sử dụng Powerpoint

- Chỉ sử dụng keyword (từ khoá) chính, trọng tâm, dễ hiểu và bao quát, đi thẳng vào vấn đề. Tránh trường hợp diễn đạt lan man, dài dòng gây rối mắt cho người xem.

- Các hình ảnh được chèn vào phải phù hợp với vấn đề cần được minh hoạ, điều này sẽ giúp thu hút sự chú ý và người xem dễ hình dung hơn về nội dung được đề cập.

- Hạn chế tối đa việc sử dụng quá nhiều các câu/đoạn văn để đưa vào slide gây rối mắt và nhàm chán.

- Các font chữ không chân sẽ giúp bài thuyết trình của bạn trở nên dễ nhìn, cô đọng hơn so với các font chữ có chân.

Các hình ảnh được chèn vào phải phù hợp với vấn đề cần được minh hoạ

4. Các thuật ngữ trong Powerpoint

- Slideshow và Presentation (Trình chiếu và Trình bày): Chỉ về tài liệu tổng thể mà bạn đã tạo ra trong Powerpoint.

- Slide (Trang): Tương tự như một trang A4 trên Word, có thể thêm vào hoặc xoá bớt tuỳ ý, số lượng không giới hạn.

- Animation (Hoạt ảnh): Hiệu ứng hình ảnh giúp slide trình chiếu tăng tính độc đáo, lôi cuốn và thú vị.

- Transition (Hiệu ứng chuyển tiếp): Các hiệu ứng được dùng khi chuyển đổi giữa 2 slide với nhau làm tăng tính nổi bật, thu hút và mới mẻ, tăng tính tò mò của người xem đối với những slide sau.

Các thuật ngữ được sử dụng nhiều trong Powerpoint

5. Hướng dẫn sử dụng Powerpoint

Tạo file mới trong Powerpoint

Bước 1: Mở Powerpoint > Chọn Blank Presentation.

Chọn Blank Presentation" width="800" height="450">

Mở Powerpoint > Chọn Blank Presentation

Bước 2: Màn hình sẽ hiển thị file mới, người dùng có thể bắt đầu thực hiện việc chỉnh sửa theo ý thích.

Màn hình sẽ hiển thị file mới

Chọn theme cho slide

Cách 1: Chọn Design trên thanh công cụ > Chọn các mẫu nền có sẵn.

Chọn các mẫu nền có sẵn" width="800" height="450">

Chọn Design trên thanh công cụ > Chọn các mẫu nền có sẵn

Cách 2:

Bước 1: Chọn Design trên thanh công cụ > Chọn Format Background.

Chọn Format Background" width="800" height="450">

Chọn Design trên thanh công cụ > Chọn Format Background

Bước 2: Nhấn chọn Picture or texture fill > Chọn Insert tại mục Picture source.

Chọn Insert tại mục Picture source" width="800" height="450">

Nhấn chọn Picture or texture fill > Chọn Insert tại mục Picture source

Bước 3: Chọn ảnh bạn muốn sử dụng làm nền > Nhấn OK hoặc chọn Insert. Hình nền sẽ lập tức được thay đổi.

Nhấn OK hoặc chọn Insert" width="800" height="450">

Chọn ảnh bạn muốn sử dụng làm nền > Nhấn OK hoặc chọn Insert

Thêm một slide mới

Thêm một slide mới: Chọn Home > Nháy vào mũi tên bên cạnh mục New Slide > Chọn kiểu slide muốn thêm.

Chọn New Slide > Chọn kiểu slide muốn thêm" width="800" height="450">

Chọn Home > Chọn New Slide > Chọn kiểu slide muốn thêm

Xóa một slide

Cách 1: Nháy chuột phải vào slide muốn xoá > Chọn Delete Slide.

Chọn Delete Slide" width="800" height="450">

Nháy chuột phải vào slide muốn xoá > Chọn Delete Slide

Cách 2: Chọn slide muốn xoá > Nhấn phím Delete trên bàn phím.

Nhấn phím Delete trên bàn phím" width="800" height="450">

Chọn slide muốn xoá > Nhấn phím Delete trên bàn phím

Nhân bản một slide

Nhấn chuột phải vào silde muốn nhân bản > Chọn Duplicate Slide.

Chọn Duplicate Slide" width="800" height="450">

Nhấn chuột phải vào silde muốn thêm > Chọn Duplicate Slide

Thêm nội dung vào slide

Bước 1: Chọn Insert > Chọn Textbox.

Chọn Textbox" width="800" height="450">

Chọn Insert > Chọn Textbox

Bước 2: Click chuột vào vị trí mong muốn và gõ nội dung.

Click chuột vào vị trí mong muốn và gõ nội dung

Định dạng văn bản trên slide

Để định dạng văn bản trên slide, người dùng chọn nội dung muốn định dạng, sau đó chọn Home và sử dụng các lệnh trong hộp thoại Font (cỡ chữ, font chữ, căn lề, kiểu chữ,...) để định dạng.

Sử dụng các lệnh trong hộp thoại Font để định dạng

Chèn hiệu ứng vào slide

Chèn hiệu ứng cho đối tượng trong slide: Chọn đối tượng cần chèn hiệu ứng > Chọn Animations trên thanh công cụ > Lựa chọn hiệu ứng phù hợp.

Lựa chọn hiệu ứng phù hợp" width="800" height="450">

Chọn Animations trên thanh công cụ > Lựa chọn hiệu ứng phù hợp

Chèn hiệu ứng chuyển slide: Chọn slide muốn chèn > Chọn Transitions trên thanh công cụ > Chọn hiệu ứng cần chèn.

Chọn Transitions > Chọn hiệu ứng cần chèn" width="800" height="450">

Chọn slide muốn chèn > Chọn Transitions > Chọn hiệu ứng cần chèn

Chèn hình ảnh vào slide

Cách 1: Chọn silde cần chèn > Chọn Insert > Pictures > Chọn thư mục ảnh phù hợp.

Chọn Insert > Pictures > Chọn thư mục ảnh phù hợp" width="800" height="450">

Chọn silde cần chèn > Chọn Insert > Pictures > Chọn thư mục ảnh phù hợp

Cách 2: Để chèn ảnh online, người dùng chọn Insert > Picture > Online Picture.

Picture > Online Picture" width="800" height="450">

Chọn Insert > Picture > Online Picture

Sắp xếp slide trong Powerpoint

Để sắp xếp slide, người dùng nhấn giữ chuột vào slide muốn di chuyển và kéo đến vị trí thứ tự phù hợp.

Nhấn giữ slide muốn di chuyển và kéo đến vị trí thứ tự phù hợp

Tạo Slide Master cho Powerpoint

Bước 1: Chọn View trên thanh công cụ > Chọn Slide Master.

Chọn Slide Master" width="800" height="450">

Chọn View trên thanh công cụ > Chọn Slide Master

Chọn View trên thanh công cụ > Chọn Slide Master

Bước 2: Thiết lập định dạng slide theo mong muốn và không nhập bất kỳ nội dung nào.

Thiết lập định dạng slide theo mong muốn và không nhập bất kỳ nội dung nào

Thiết lập màn hình để trình chiếu

Bước 1: Chọn View trên thanh công cụ > Chọn Slide Master.

Chọn Slide Master" width="800" height="450">

Chọn View trên thanh công cụ > Chọn Slide Master

Chọn View trên thanh công cụ > Chọn Slide Master

Bước 2: Chọn Slide Size > Chọn tỉ lệ phù hợp.

Chọn tỉ lệ phù hợp" width="800" height="450">

Chọn Slide Size > Chọn tỉ lệ phù hợp

Bước 3: Chọn View > Chọn Normal để trở lại màn hình slide chính.

Chọn Normal để trở lại màn hình slide chính" width="800" height="450">

Chọn View > Chọn Normal để trở lại màn hình slide chính

Trình chiếu slide trên Powerpoint

Cách 1: Nhấn F5 hoặc chọn Slide Show > Chọn Play from Start để trình chiếu từ trang đầu tiên.

Chọn Play from Start để trình chiếu từ trang đầu tiên" width="800" height="450">

Chọn Slide Show > Chọn Play from Start để trình chiếu từ trang đầu tiên

Cách 2: Nhấn Shift + F5 hoặc chọn Slide Show > Chọn Play from Current Slide để trình chiếu từ trang đang mở.

Chọn Play from Current Slide để trình chiếu từ trang đang mở" width="800" height="450">

Chọn Slide Show > Chọn Play from Current Slide để trình chiếu từ trang đang mở

Cách lưu file Powerpoint

Bước 1: Chọn biểu tượng Save như hình.

Chọn biểu tượng Save

Bước 2: Đặt tên + Chọn nơi lưu trữ + Chọn định dạng file > Nhấn Save để lưu.

Nhấn Save để lưu" width="800" height="450">

Đặt tên + Chọn nơi lưu trữ + Chọn định dạng file > Nhấn Save để lưu

6. Các mẹo để có một bản trình chiếu hiệu quả

- Định dạng slide (cỡ và font chữ) dễ nhìn, không quá to cũng không quá nhỏ.

- Sử dụng các từ khoá hoặc các gạch đầu dòng để đơn giản hoá nội dung thành những câu ngắn gọn, dễ tiếp thu.

- Không tạo quá nhiều trang gây dài dòng, nhàm chán cho người xem.

- Chèn ảnh, âm thanh, biểu đồ,... minh hoạ để làm sinh động và giúp người xem dễ liên tưởng, hiểu rõ nội dung hơn.

- Sử dụng các đồ thị, biểu đồ dễ hiểu, tránh các dạng biểu đồ phức tạp gây rối mắt người xem.

- Thống nhất nền các slide theo một chủ đề nhất định và lựa chọn màu sắc, kiểu trang trí phù hợp, nhẹ nhàng, không quá màu mè làm phân tán nội dung và khó nhìn.

- Chú ý về chính tả và sử dụng câu đúng ngữ pháp.

Lựa chọn màu sắc, kiểu trang trí slide phù hợp với nội dung muốn truyền tải

7. Các phím tắt tiện lợi khi sử dụng Powerpoint

- Shift + F3: Đổi chữ hoa sang chữ thường.

- Phím B: Làm đen màn hình trong lúc đang trình chiếu. Nhấn B thêm lần nữa để slide tiếp tục chạy.

- Phím W: Làm trắng màn hình trong lúc đang trình chiếu. Nhấn W thêm lần nữa để slide tiếp tục chạy.

- Số trang + Enter: Trở lại slide được chọn. Ví dụ: 1 + Enter để trở lại slide đầu tiên, 2 + Enter để trở lại slide thứ 2,...

Dùng các phím tắt giúp tiện lợi hơn trong việc sử dụng Powerpoint

SĂN NGAY MÃ GIẢM SỐC TGDĐ TẠI ĐÂY

ĐỪNG BỎ LỠ 1 số Chuột máy tính đang bán chạy tại TGDĐ:

Trên đây là một số thông tin hướng dẫn về cách sử dụng Powerpoint mà chúng tôi muốn giới thiệu. Hi vọng sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình sử dụng công cụ này.