Kỹ năng quản lý thời gian là gì? Vai trò và cách cải thiện hiệu quả

Kỹ năng quản lý thời gian rất cần thiết để mỗi người có thể thực hiện được lượng lớn các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng trong một ngày. Con người không phải là máy móc, năng suất không phải là tất cả và một ngày không chỉ có công việc. Do đó, việc rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian sẽ rất tốt cho sức khỏe tinh thần của mỗi người về lâu dài.

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian là quá trình phân chia, sắp xếp thứ tự ưu tiên các hoạt động và phân bổ các nhiệm vụ cần làm, đồng thời loại bỏ những việc gây xao nhãng để tối ưu hóa hiệu suất.

Quản lý thời gian hiệu quả cho phép mỗi cá nhân hoàn thành nhiều việc hơn trong một khoảng thời gian ngắn hơn nhưng không khiến cơ thể bị căng thẳng hoặc cạn kiệt năng lượng. Nói cách khác, kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc giúp con người làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn để tăng năng suất.

Vai trò của kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống, giúp chúng ta tận dụng tối đa thời gian và đạt được sự thành công và hạnh phúc trong mọi lĩnh vực của cuộc sống.

1. Tăng năng suất, hiệu quả
2. Giảm áp lực
3. Cân bằng cuộc sống
4. Tránh các thói quen xấu
5. Thích nghi nhanh chóng
6. Tránh trì hoãn

Tăng năng suất, hiệu quả

Quản lý thời gian hiệu quả là cách tốt nhất để nâng cao năng suất và hiệu quả công việc. Khi sắp xếp thời gian làm việc phù hợp, phân loại mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ, chúng ta sẽ tiết kiệm được một khoảng thời gian, đồng thời có thể tối đa hóa sức mạnh và sự tập trung, giảm thiểu sự phân tán để hoàn thành công việc.

Giảm áp lực

Kỹ năng quản lý thời gian khoa học là một cách hiệu quả để giảm tải áp lực và một lượng lớn nhiệm vụ cần thực hiện trong ngày. Bằng cách sử dụng kỹ năng quản lý thời gian để tạo ra một lịch trình làm việc hợp lý, mỗi người có thể tránh được tình trạng phải làm việc vội vàng, cảm thấy áp lực vì không đủ thời gian.

Thay vào đó, khi đã phân chia thời hạn hợp lý cho từng nhiệm vụ, chúng ta có thể làm việc theo từng bước, dễ dàng hoàn thành công việc một cách chủ động và hiệu quả.

Cân bằng cuộc sống

Bằng cách lên kế hoạch và quản lý thời gian một cách hợp lý, chúng ta có thể dành thời gian cho những hoạt động khác ngoài công việc, như gia đình, người thân yêu, bản thân,... Kỹ năng quản lý thời gian giúp mỗi người chia sẻ thời gian giữa công việc và cuộc sống cá nhân một cách hiệu quả, đảm bảo vẫn có đủ thời gian để hoàn thành tốt cả hai.

Cân bằng giữa công việc và gia đình, những việc bản thân yêu thích như vậy cũng có thể giảm stress, cải thiện sức khỏe tinh thần và tăng cường chất lượng cuộc sống.

Tránh các thói quen xấu

Kỹ năng quản lý thời gian giúp mỗi cá nhân tránh việc bị áp đặt bởi các nhiệm vụ đang chồng chéo lên nhau, dễ dàng bị xao nhãng và mất tập trung trong công việc.

Bằng cách lên kế hoạch làm việc rõ ràng và sắp xếp thời gian một cách hợp lý, chúng ta có thể tránh lãng phí thời gian và kiểm soát được các thói quen xấu như trì hoãn, làm việc quá giờ hoặc làm việc vội vàng vào cuối ngày.

Thích nghi nhanh chóng

Kỹ năng quản lý thời gian giúp tập trung vào các nhiệm vụ khẩn cấp, quan trọng và hoàn thành chúng trong thời gian ngắn nhất. Đồng thời tổ chức các hoạt động, nhiệm vụ khác một cách trật tự, chỉn chu, kịp thời.

Điều này giúp chúng ta sẵn sàng đối mặt với các tình huống khó khăn và thích nghi nhanh chóng với các tình huống bất ngờ trong cuộc sống.

Tránh trì hoãn

Quản lý thời gian chưa tốt là lý do chính gây ra thói trì hoãn của nhiều người. Việc này kéo dài khiến công việc bị trì trệ, kéo dài, bỏ quên hoặc gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới những hoạt động, những người liên quan khác.

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, kế hoạch rõ ràng và mục tiêu thực tế sẽ là bàn đạp cho mỗi cá nhân tiến xa hơn trong mọi việc. Đồng thời không cho phép trì hoãn công việc vì có thể ảnh hưởng đến toàn bộ kế hoạch đã đề ra.

6 kỹ năng cần có để quản lý thời gian hiệu quả

Thiết lập mục tiêu

Thiết lập mục tiêu giúp chúng ta có được một hướng đi rõ ràng và khao khát hướng tới để đạt được. Khi có mục tiêu cụ thể, chúng ta dễ dàng hơn trong việc ước tính thời gian cần để hoàn thành các công việc liên quan và lên kế hoạch về quỹ thời gian của mình.

>> Tham khảo: Mục tiêu SMART là gì? Nguyên tắc và cách đặt mục tiêu SMART

Xây dựng kế hoạch hiệu quả

Ngày này, khi phương pháp làm việc “Đa nhiệm” (Multi Task) càng được ưa chuộng, thì việc xây dựng một kế hoạch cụ thể là cực kỳ cần thiết để phân bổ nguồn lực, thời gian,... hợp lý.

Khi liệt kê các đầu mục công việc cần thực hiện, quá trình triển khai sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Việc lập kế hoạch cũng giúp mỗi cá nhân có thể kiểm tra xem mình có đang đi đúng lộ trình không, cần giải pháp gì để điều chỉnh nếu có sai sót.

Kế hoạch giúp chúng ta giảm thiểu được những công việc không cần thiết và tập trung vào những việc quan trọng. Đồng thời tổ chức công việc một cách có hệ thống và khoa học hơn, nhờ đó có thể tối đa hóa năng suất làm việc.

Sắp xếp công việc theo cấp độ ưu tiên

Khi đã liệt kê ra những đầu mục công việc cần làm, hãy ngồi lại rà soát thêm một lần nữa để kiểm tra xem công việc nào cần được ưu tiên, công việc nào có thể trì hoãn.

Việc sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên có thể giúp chúng ta tập trung và dành nhiều thời gian cho những việc khẩn cấp. Đồng thời không bỏ sót những nhiệm vụ nhỏ khác và có thể hoàn thành chúng đúng thời hạn.

Tổng kết công việc

Việc tổng kết lại toàn bộ công việc vào mỗi cuối ngày sẽ giúp rà soát lại được những việc đã làm được và chưa làm được. Qua đó có thể nhìn nhận lại xem những khoảng thời gian đã tiêu tốn cho việc đó là bao nhiêu, nó có thực sự đạt hiệu quả tối ưu hay không.

Qua đó, chúng ta có thể giúp xem xét lại để phân bổ lại quỹ thời gian hoặc rút kinh nghiệm cho ngày hôm sau, làm việc một cách tập trung và năng suất nhất.

Tập trung

Một trong những cách để tiết kiệm thời gian tốt nhất là tập trung hoàn toàn vào công việc đang làm. Nếu ví như cái lò, hãy cố gắng cháy rực nhất trong một khoảng thời gian nhất định, dồn toàn bộ sức lực, tâm trí cho nhiệm vụ đó. Điều này không chỉ giúp đạt được hiệu suất cao mà còn tiết kiệm được rất nhiều thời gian để làm những công việc quan trọng khác.

Tránh xa những “kẻ đánh cắp” thời gian

Trong quá trình thực hiện một nhiệm vụ nào đó, chúng ta sẽ khó có thể tránh khỏi những yếu tố khiến bản thân xao nhãng như tin tức mới trên mạng xã hội, đồng nghiệp tám chuyện, điện thoại tán gẫu,... Do đó, hãy cố gắng giải quyết những “kẻ đánh cắp” thời gian này trước khi nó ảnh hưởng quá sâu vào chất lượng và hiệu suất công việc.

Cách cải thiện kỹ năng quản lý thời gian làm việc

1. Phân chia nhỏ các đầu việc
2. Sắp xếp, bố trí không gian làm việc khoa học
3. Ghi chú lại các đầu mục công việc rõ ràng
4. Sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý công việc

Phân chia nhỏ các đầu việc

Cải thiện kỹ năng quản lý thời gian bằng cách chia nhỏ các đầu việc cũng là một cách hiệu quả. Khi chia nhỏ các nhiệm vụ, hoàn thành từng bước, từng giai đoạn một, điều này giúp chúng ta dễ kiểm soát và thấy ít căng thẳng hơn so với việc phải hoàn thành một nhiệm vụ lớn.

Việc chia nhỏ cũng giúp chúng ta dễ dàng hơn trong việc ước tính thời gian cần để hoàn thành mỗi mục công việc, đánh giá độ ưu tiên, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ.

Sắp xếp, bố trí không gian làm việc khoa học

Bố trí không gian làm việc một cách khoa học sẽ ảnh hưởng rất tích cực tới mức độ tập trung. Nếu một căn phòng bày bừa đầy những vật dụng, tài liệu xếp chồng chất, điều này khiến chúng ta bận tâm, khó chịu và không tập trung hoàn toàn cho nhiệm vụ.

Do đó, hãy sắp xếp, dọn dẹp căn phòng sao cho những tài liệu cần thiết nằm ở chỗ dễ thấy, dễ lấy nhất, đồng thời bày trí thêm những thứ có thể khiến tâm trạng phấn chấn, muốn làm việc.

Ghi chú lại các đầu mục công việc rõ ràng

Ghi chú lại các đầu mục công việc một cách rõ ràng, tránh bỏ sót các việc nhỏ trong một ngày cũng là một cách quản lý thời gian hiệu quả. Khi ghi chú lại, chúng ta cũng sẽ có động lực hoàn thành nhiệm vụ hơn, tránh trễ deadline.

Sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý công việc

Sử dụng các phần mềm quản lý công việc là một trong những cách hiệu quả để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian. Nhờ vào các tính năng như lên lịch, đặt mục tiêu, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ, các phần mềm này giúp người dùng dễ dàng quản lý công việc, tránh bỏ quên các công việc nhỏ khác và tăng năng suất làm việc.

Tất cả mọi người đều có 24 giờ một ngày, việc sử dụng hiệu quả thời gian có thể khiến hiệu suất mỗi người là khác nhau. Quản lý thời gian đòi hỏi một kế hoạch chỉn chu, tính kiên nhẫn và kỷ luật bản thân. Kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc chính là cốt lõi của một cuộc sống viên mãn, thoải mái và hiệu suất hơn.

>> Tìm hiểu thêm:

• Kỹ năng là gì? 3 Loại kỹ năng quan trọng trong cuộc sống

• Kỹ năng cứng là gì? Top 9 kỹ năng cứng quan trọng

• Kỹ năng mềm là gì? Top 10 kỹ năng mềm quan trọng cần có