4+ Cách copy trang Word nhanh, giữ nguyên định dạng

Cách copy trang Word là thao tác cơ bản nhưng không phải ai cũng biết cách thực hiện đúng để giữ nguyên định dạng và bố cục nội dung. Dù bạn muốn sao chép một trang đơn lẻ hay trích xuất một phần trong tài liệu nhiều trang, Word đều cung cấp nhiều phương pháp nhanh chóng, linh hoạt. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước, từng cách copy trang Word giúp bạn sao chép trang hiệu quả, áp dụng được trên cả máy tính Windows lẫn Mac.

1. Cách copy trang Word chỉ có 1 trang

Nếu tài liệu Word của bạn chỉ có một trang duy nhất và bạn muốn sao chép toàn bộ nội dung đó, thao tác thực hiện rất đơn giản:

Các bước thực hiện:

Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + A để chọn toàn bộ nội dung trang.

Bước 2: Nhấn Ctrl + C để sao chép.

Bước 3: Di chuyển đến vị trí cần dán hoặc mở tài liệu mới, nhấn Ctrl + V để dán.

Lưu ý: Cách copy trang Word này áp dụng cho cả văn bản chứa hình ảnh, bảng biểu, định dạng đặc biệt,… và vẫn giữ nguyên định dạng khi dán sang tài liệu khác.

2. Cách copy trang Word có nhiều trang

Đối với tài liệu Word nhiều trang, bạn không thể dùng Ctrl + A vì thao tác đó sẽ chọn toàn bộ văn bản. Thay vào đó, bạn cần chọn đúng trang cần sao chép:

Các bước thực hiện:

1. Đặt con trỏ chuột ở đầu trang cần sao chép.
2. Giữ chuột trái và kéo xuống cuối trang hoặc giữ Shift + click chuột tại cuối trang để chọn toàn bộ nội dung của trang đó.
3. Nhấn Ctrl + C để sao chép.
4. Mở trang mới hoặc sang file khác → Ctrl + V để dán nội dung.

3. Cách copy trang Word bằng tuỳ chọn Paste phù hợp

Khi dán nội dung sau khi thực hiện cách copy trang Word, bạn có thể chọn cách hiển thị phù hợp thông qua các tùy chọn Paste. Đây là bước quan trọng nếu bạn muốn giữ nguyên định dạng gốc hoặc chỉ lấy văn bản thuần.

Các tùy chọn Paste phổ biến gồm:

• Keep Source Formatting (Giữ định dạng gốc): Dán y nguyên bố cục, font chữ, màu sắc… từ tài liệu gốc.
• Merge Formatting (Hợp nhất định dạng): Dán nội dung theo định dạng của tài liệu mới, chỉ giữ lại phần định dạng cơ bản (in đậm, nghiêng,…).
• Picture (Dán dưới dạng hình ảnh): Chuyển đoạn văn bản được copy thành hình ảnh, thích hợp khi không muốn người khác chỉnh sửa nội dung.
• Keep Text Only (Chỉ giữ văn bản): Loại bỏ toàn bộ định dạng, chỉ giữ lại nội dung văn bản thô.

Sau khi dán (Ctrl + V), nhấn vào biểu tượng “Paste Options” nhỏ xuất hiện bên dưới nội dung dán để chọn định dạng mong muốn.

4. Cách copy trang Word bằng phím tắt trên MacBook (Cmd + A/C/V)

Đối với người dùng MacBook, các tổ hợp phím tắt sẽ khác một chút so với Windows. Tuy nhiên, cách copy trang trong Word vẫn rất đơn giản và dễ nhớ.

Các bước copy trang Word trên Mac:

1. Cmd + A: Chọn toàn bộ nội dung (áp dụng cho văn bản 1 trang hoặc toàn bộ tài liệu).
2. Cmd + C: Sao chép nội dung đã chọn.
3. Cmd + V: Dán nội dung sang vị trí khác hoặc tài liệu mới.

Nếu bạn chỉ cần chọn 1 trang trong tài liệu nhiều trang, hãy dùng chuột kéo chọn nội dung, sau đó sử dụng Cmd + C như bình thường.

5. Những mẹo tránh lỗi định dạng khi copy trang Word

Một trong những lỗi thường gặp khi thực hiện cách copy trang Word là định dạng bị sai lệch sau khi dán: chữ đổi font, mất khoảng cách dòng, hình ảnh lệch vị trí… Để hạn chế tối đa tình trạng này, bạn có thể áp dụng các mẹo sau:

• Dán với tùy chọn “Keep Source Formatting”: Sau khi dán (Ctrl + V), nhấn vào biểu tượng “Paste Options” và chọn Giữ định dạng gốc (Keep Source Formatting) để giữ nguyên mọi yếu tố như bố cục, font chữ, màu sắc,…
• Copy kèm theo định dạng gốc: Trước khi sao chép, hãy chắc chắn bạn đã chọn toàn bộ nội dung, bao gồm cả tiêu đề, bảng biểu, hình ảnh, bằng cách kéo chuột hoặc dùng tổ hợp Ctrl + Shift + → để chọn từng phần.
• Dán sang tài liệu trống mới tạo: Một số lỗi định dạng xảy ra do tài liệu đích có cấu trúc sẵn khác với nội dung dán vào. Tạo một file Word mới giúp giảm xung đột định dạng.
• Lưu tài liệu dưới dạng định dạng đồng bộ (.docx): Khi copy từ nguồn có định dạng cũ (.doc), hãy chuyển đổi sang .docx để đảm bảo khả năng tương thích cao hơn.

Trên đây là những cách copy trang Word đơn giản và hiệu quả mà bạn có thể áp dụng trên cả Windows lẫn Mac. Tùy vào mục đích sử dụng, bạn hoàn toàn có thể lựa chọn phương pháp phù hợp nhất để tiết kiệm thời gian và tránh lỗi không mong muốn.

Nếu bạn thường xuyên sử dụng Word và các phần mềm văn phòng cho học tập hay công việc, đừng bỏ lỡ những mẹo tin học hữu ích được cập nhật liên tục từ Bệnh Viện Laptop ZIN. Theo dõi Bệnh Viện Laptop ZIN ngay hôm nay để không bỏ lỡ bất kỳ thủ thuật công nghệ nào giúp bạn làm việc nhanh - gọn - hiệu quả hơn mỗi ngày!